Mahasiswa Universitas Pamulang Kembangkan Portal Sekolah Berbasis Website untuk Meningkatkan Efisiensi Layanan Informasi dan PPDB Digital di Madrasah Aliyah Jam’iyyah Islamiyyah

Kegiatan Pengabdian Kepada Masyarakat tahun akademik 2025/2026 ganjil dilaksanakan oleh mahasiswa Program Studi Teknik Informatika S-1 Fakultas Ilmu Komputer Universitas Pamulang dengan fokus pada pengembangan sistem informasi berbasis website. Kegiatan ini mengusung rancang bangun sistem informasi portal sekolah sebagai upaya meningkatkan efisiensi layanan informasi dan proses penerimaan siswa baru pada Madrasah Aliyah Jam’iyyah Islamiyyah yang berlokasi di Jurangmangu Timur, Kota Tangerang Selatan.

Pelaksanaan kegiatan ini dilatarbelakangi oleh kondisi faktual di lingkungan madrasah yang masih mengandalkan proses manual dalam penyampaian informasi dan administrasi sekolah. Informasi kegiatan, pengumuman, serta proses penerimaan peserta didik baru sebelumnya disampaikan melalui papan pengumuman dan media sosial yang tidak terpusat. Kondisi tersebut menimbulkan keterlambatan informasi, potensi kesalahan pencatatan data, serta keterbatasan akses bagi masyarakat luas, khususnya calon peserta didik dari luar wilayah sekolah.

Berdasarkan hasil observasi dan wawancara, proses penerimaan siswa baru masih mengharuskan calon peserta didik datang langsung ke sekolah untuk menyerahkan berkas pendaftaran. Hal ini menyebabkan penumpukan berkas, rendahnya efisiensi waktu, serta keterbatasan dokumentasi digital. Di sisi lain, pihak sekolah sebenarnya telah memiliki fasilitas pendukung berupa komputer dan koneksi internet, namun belum dimanfaatkan secara optimal karena belum adanya sistem informasi terintegrasi.

Menanggapi permasalahan tersebut, tim mahasiswa Universitas Pamulang merancang dan membangun sistem informasi portal sekolah berbasis website sebagai solusi digital yang terpusat. Sistem ini dirancang untuk menjadi media utama penyampaian informasi sekolah serta mendukung proses penerimaan siswa baru secara online atau PPDB digital. Portal sekolah dikembangkan agar dapat diakses oleh pihak sekolah, calon siswa, orang tua, dan masyarakat luas tanpa batasan ruang dan waktu.

Sistem informasi portal sekolah yang dihasilkan mencakup fitur informasi profil sekolah, kegiatan, dan pengumuman resmi. Selain itu, sistem ini menyediakan layanan pendaftaran siswa baru secara online yang memungkinkan calon peserta didik mengisi data, mengunggah berkas, serta mengikuti alur pendaftaran secara digital. Seluruh data pendaftaran terdokumentasi dengan baik sehingga memudahkan proses seleksi dan rekapitulasi oleh pihak sekolah.

Pengembangan sistem ini dilakukan melalui beberapa tahapan, dimulai dari identifikasi kebutuhan sistem melalui observasi, wawancara, dan pengumpulan data langsung dari pihak sekolah. Tahap analisis dilakukan untuk merumuskan spesifikasi sistem, alur proses bisnis, serta kebutuhan fungsional dan non-fungsional yang sesuai dengan kondisi madrasah. Selanjutnya dilakukan perancangan arsitektur sistem, struktur database, serta desain antarmuka pengguna yang sederhana dan mudah digunakan.

Implementasi sistem dilakukan dengan teknologi web sesuai dengan rancangan yang telah disusun. Pengujian sistem dilakukan secara bertahap untuk memastikan seluruh fitur berjalan dengan baik dan sesuai dengan kebutuhan pengguna. Uji coba sistem melibatkan tenaga pendidik dan staf administrasi Madrasah Aliyah Jam’iyyah Islamiyyah sebagai pengguna langsung.

Selain menghasilkan sistem informasi, kegiatan ini juga mencakup sosialisasi dan pelatihan penggunaan portal sekolah kepada tenaga pendidik dan staf administrasi. Pelatihan ini bertujuan untuk meningkatkan pemahaman dan kemampuan pengguna dalam mengoperasikan sistem, mengelola konten informasi, serta memanfaatkan fitur PPDB digital secara optimal dalam kegiatan administrasi sehari-hari.

Kegiatan Pengabdian Kepada Masyarakat ini dilaksanakan oleh tim mahasiswa yang terdiri dari Anandriyan Aditya Zaky sebagai ketua pelaksana, serta Dhea Widiyanti, Elsa Safitri, Ivana Laurensya Aritonang, Khoirul Anwar, Muhammad Nur Fajriansyah, Ronald Parsaulian Simanjuntak, dan Wisnu Chairin sebagai anggota. Seluruh anggota memiliki peran masing-masing dalam perencanaan, pengembangan sistem, penyampaian materi, dokumentasi, dan koordinasi kegiatan di lapangan.

Luaran utama dari kegiatan ini adalah sistem informasi portal sekolah berbasis website yang dapat dimanfaatkan secara langsung oleh Madrasah Aliyah Jam’iyyah Islamiyyah. Selain itu, dihasilkan pula dokumentasi teknis dan panduan penggunaan sistem sebagai acuan bagi pihak sekolah dalam pengelolaan dan pemeliharaan sistem ke depan. Luaran non-fisik berupa peningkatan kapasitas sumber daya manusia juga menjadi bagian penting dari hasil kegiatan ini.

Implementasi portal sekolah berbasis website memberikan dampak positif terhadap efisiensi kerja staf administrasi sekolah. Proses penyampaian informasi menjadi lebih cepat dan terpusat, sementara proses penerimaan siswa baru menjadi lebih transparan, terdokumentasi, dan mudah dipantau. Risiko kesalahan pencatatan data dapat diminimalkan karena seluruh data tersimpan secara digital dalam sistem.

Dari sisi masyarakat, sistem ini memberikan kemudahan akses informasi terkait profil sekolah, kegiatan, dan prosedur pendaftaran tanpa harus datang langsung ke sekolah. Orang tua dan calon peserta didik dapat memperoleh informasi secara mandiri melalui website sekolah, sehingga membantu dalam pengambilan keputusan dan meningkatkan kepercayaan terhadap layanan sekolah.

Penerapan sistem informasi portal sekolah juga mendukung prinsip tata kelola pendidikan yang lebih baik. Data yang tersimpan secara terstruktur memudahkan pihak sekolah dalam melakukan monitoring, evaluasi, serta pengambilan keputusan berbasis data. Sistem ini juga berkontribusi dalam membangun citra madrasah sebagai lembaga pendidikan yang adaptif terhadap perkembangan teknologi digital.

Kegiatan ini tidak hanya menghasilkan produk teknologi, tetapi juga menjadi langkah awal transformasi digital yang berkelanjutan di lingkungan Madrasah Aliyah Jam’iyyah Islamiyyah. Dengan dukungan infrastruktur wilayah Tangerang Selatan yang memadai serta kesiapan sumber daya manusia, portal sekolah ini memiliki potensi untuk terus dikembangkan, baik melalui penambahan fitur akademik, integrasi pembelajaran daring, maupun pengembangan aplikasi berbasis mobile di masa mendatang.

Secara keseluruhan, kegiatan Pengabdian Kepada Masyarakat ini menunjukkan peran aktif mahasiswa Universitas Pamulang dalam memberikan solusi nyata terhadap permasalahan layanan informasi dan administrasi sekolah. Melalui pengembangan sistem informasi portal sekolah berbasis website, kegiatan ini berkontribusi dalam meningkatkan kualitas layanan pendidikan, efisiensi administrasi, serta kepercayaan masyarakat terhadap Madrasah Aliyah Jam’iyyah Islamiyyah sebagai lembaga pendidikan yang responsif terhadap tantangan era digital.