Modernisasi Layanan Tumbuh Kembang Anak, Mahasiswa UNPAM Luncurkan Aplikasi Antrian Berbasis CRM di Klinik Kamila Therapy House
Melalui integrasi strategi Customer Relationship Management (CRM) dan sistem antrian digital, aplikasi berbasis web ini siap memangkas waktu tunggu, mengeliminasi risiko kerusakan arsip fisik, dan mempererat komunikasi dengan orang tua pasien.
PAMULANG, 29 Mei 2026 – Dalam upaya mendorong digitalisasi di sektor pelayanan kesehatan sekunder, tiga mahasiswa Program Studi Teknik Informatika, Fakultas Ilmu Komputer, Universitas Pamulang (UNPAM)—Ahmad Faiz Ramdhani, Dava Ardiansyah, dan Izzedin Salman Alfarisi—berhasil merancang dan mengimplementasikan Aplikasi Antrian Pasien Berbasis Customer Relationship Management (CRM) di Klinik Kamila Therapy House. Langkah inovatif ini ditujukan untuk mentransformasi total sistem administrasi klinik yang sebelumnya masih bersifat konvensional dan manual menjadi ekosistem digital yang terintegrasi.
Klinik Kamila Therapy House sendiri merupakan lembaga pelayanan kesehatan anak dan terapi tumbuh kembang yang berlokasi di Grogol Petamburan, Jakarta Barat. Sejak berdiri, klinik ini terus mengalami pertumbuhan pesat dan kini melayani kepadatan aktivitas berkisar antara 30 hingga 50 pasien anak setiap harinya. Kendati kualitas penanganan medis dari para terapis dinilai sangat profesional, sistem pendukung administrasinya dinilai kurang efisien karena masih mengandalkan pencatatan buku besar dan arsip dokumen fisik.
“Proses pencatatan manual memicu berbagai risiko operasional yang tinggi, seperti waktu tunggu antrian yang lama saat kunjungan memuncak, kesulitan petugas administrasi dalam mencari rekam medis pasien lama di lemari arsip, hingga risiko kerusakan fisik pada dokumen. Melalui aplikasi berbasis CRM dan web lokal (localhost) yang kami bangun menggunakan bahasa pemrograman PHP dan database MySQL ini, seluruh kendala tersebut berhasil diatasi secara sistematis.”
Solusi CRM: Menjaga Hubungan Jangka Panjang dengan Orang Tua
Penerapan metode Customer Relationship Management (CRM) dalam aplikasi ini berfokus pada penyediaan pelayanan yang berorientasi pada kepuasan pelanggan (pasien dan orang tua). Platform ini tidak hanya bertindak sebagai media pendataan, melainkan instrumen komunikasi dua arah yang fungsional.
Melalui arsitektur sistem yang dirancang, aplikasi ini mampu:
- Sentralisasi Database Pasien: Menyimpan data identitas anak, orang tua, dan rekam medis secara digital, terstruktur, dan aman dari risiko kehilangan berkas.
- Riwayat Kunjungan & Perkembangan Terintegrasi: Memudahkan terapis mengakses riwayat tindakan medis sebelumnya demi akurasi penanganan lanjutan.
- Fitur Pemantauan & Otomatisasi Informasi: Mendukung fungsi pemantauan jadwal kontrol, penjadwalan terapi otomatis agar tidak terjadi bentrok antarpasien, serta mempermudah pengiriman laporan evaluasi kepada orang tua secara berkala.
Sistem Antrian Otomatis Berbasis Web
Selain fitur manajemen relasi pelanggan, aplikasi ini dilengkapi modul Sistem Antrian berbasis aturan First Come First Served (FCFS). Melalui modul ini, nomor antrian diatur secara otomatis berdasarkan waktu pendaftaran digital. Orang tua pasien dapat melihat status antrian secara real-time lewat layar monitor, yang secara signifikan mengurangi kecemasan serta waktu tunggu di ruang transisi klinik.
Pengembangan sistem dipetakan secara detail memanfaatkan Unified Modeling Language (UML) yang mencakup Use Case Diagram, Activity Diagram, Sequence Diagram, hingga Class Diagram untuk memastikan sinkronisasi yang solid antara antarmuka pengguna (user interface) dengan database internal di phpMyAdmin.
Uji Coba Sukses dan Hak Akses Multi-Aktor
Berdasarkan hasil pengujian fungsionalitas sistem yang komprehensif, aplikasi dinyatakan berjalan dengan status Sesuai dan valid pada seluruh pengujian fungsional. Aplikasi ini membagi operasional klinik ke dalam tiga hak akses (Role-Based) yang sangat spesifik guna menjaga kerahasiaan data:
- Aktor Pasien/Orang Tua: Dapat mengakses form registrasi mandiri, melihat nomor antrian yang sedang berjalan, serta memantau riwayat terapi anak.
- Aktor Terapis/Dokter: Memiliki otoritas untuk menginput rekam medis, memberikan diagnosa, menentukan tindakan, serta mengelola program latihan mandiri di rumah (home program).
- Aktor Admin: Memegang kendali penuh untuk memvalidasi pendaftaran pasien, mengelola master jadwal kerja dokter/terapis, melihat visualisasi statistik kunjungan bulanan, serta mengekstrak laporan ke dalam format cetak maupun Excel.
Implementasi teknologi ini diharapkan mampu meningkatkan performa operasional Klinik Kamila Therapy House, mengurangi beban kerja (burnout) para staf dan terapis, serta memberikan pengalaman terapi yang jauh lebih modern, nyaman, dan responsif bagi anak-anak maupun orang tua.
Tentang Klinik Kamila Therapy House: Didirikan oleh Milati Nurul Hanifa, A.Md.Kes., Klinik Kamila Therapy House adalah institusi layanan kesehatan berbadan hukum CV yang bergerak di bidang kesehatan anak dan terapi tumbuh kembang. Klinik ini menyediakan layanan spesialisasi komprehensif seperti Terapi Wicara, Terapi Okupasi, Terapi Perilaku, Terapi Integrasi Sensorik, Pendampingan Tumbuh Kembang, serta Terapi ABA (Applied Behavior Analysis) untuk anak berkebutuhan khusus.
