Digitalisasi Inventaris Sekolah: Solusi Efektif Lewat Aplikasi Web di SMP-SMK Fatahillah Ciledug

Di tengah kemajuan teknologi digital yang semakin pesat, setiap sektor kehidupan termasuk pendidikan dituntut untuk beradaptasi. Transformasi digital telah menjadi kebutuhan utama, bukan lagi sekadar pilihan. Salah satu aspek penting dalam dunia pendidikan yang memerlukan sentuhan teknologi adalah sistem pengelolaan inventaris. Pengelolaan inventaris merupakan bagian vital dalam menunjang kegiatan operasional sekolah, baik itu untuk keperluan pembelajaran, administrasi, maupun kegiatan ekstrakurikuler. Jika pengelolaan dilakukan secara manual, maka potensi terjadinya kesalahan pencatatan, kehilangan data, dan keterlambatan laporan sangat besar.

Hal ini menjadi latar belakang utama bagi sekelompok mahasiswa dari Program Studi Teknik Informatika Universitas Pamulang untuk melaksanakan kerja praktik dengan membangun sebuah sistem informasi inventaris berbasis web. Lokasi pengabdian mereka adalah SMP-SMK Fatahillah Ciledug, sebuah institusi pendidikan yang selama ini masih mengandalkan sistem pencatatan manual untuk mengelola inventaris barang sekolah.

Selama bertahun-tahun, SMP-SMK Fatahillah Ciledug mengelola inventarisnya dengan cara konvensional, yakni menggunakan buku besar sebagai media pencatatan utama. Seluruh transaksi barang masuk dan keluar dicatat secara manual, lalu disalin kembali oleh bagian administrasi ke dalam dokumen komputer. Sistem ini tentu saja sangat rentan terhadap berbagai permasalahan seperti:

1. Kesalahan input data karena faktor human error.
2. Duplikasi data atau kehilangan dokumen fisik.
3. Proses pelaporan yang lambat dan tidak real-time.
4. Sulitnya melakukan pelacakan atau audit terhadap pergerakan barang.

Masalah-masalah tersebut tidak hanya menghambat efisiensi kerja tetapi juga dapat berdampak pada kualitas pelayanan pendidikan di sekolah.

Sebagai solusi atas permasalahan tersebut, tim mahasiswa merancang dan mengembangkan sebuah sistem informasi inventaris berbasis web. Sistem ini dirancang agar dapat digunakan oleh berbagai pihak yang berkepentingan di sekolah, mulai dari admin gudang, kepala gudang, hingga petugas kantin. Dengan berbasis web, sistem ini dapat diakses dengan mudah melalui browser kapan saja dan di mana saja selama terkoneksi dengan jaringan internet.

Pengembangan sistem ini menggunakan metode Waterfall, yaitu model pengembangan perangkat lunak yang sistematis dan terstruktur. Metode ini mencakup enam tahapan utama, yaitu:

1. Analisis kebutuhan: mengidentifikasi masalah dan kebutuhan pengguna.
2. Perancangan sistem: membuat desain antarmuka dan alur sistem.
3. Pengkodean: menulis kode program menggunakan bahasa HTML, CSS, PHP.
4. Pengujian: memastikan sistem berjalan sesuai fungsinya.
5. Implementasi: menerapkan sistem di lingkungan nyata sekolah.
6. Pemeliharaan: melakukan perbaikan dan pengembangan lanjutan.

Basis data sistem ini menggunakan MySQL, sementara untuk lingkungan pengembangan digunakan XAMPP sebagai server lokal. Teknologi-teknologi ini dipilih karena sifatnya yang open source dan relatif mudah digunakan oleh mahasiswa maupun staf IT sekolah di masa mendatang.

Aplikasi inventaris berbasis web ini memiliki sejumlah fitur yang disesuaikan dengan kebutuhan sekolah. Fitur-fitur tersebut antara lain:

1. Manajemen Data Barang: memungkinkan pengguna untuk menambah, mengedit, dan menghapus data barang yang tersedia di sekolah.
2. Pencatatan Barang Masuk dan Keluar: mencatat setiap transaksi barang yang diterima dan dikeluarkan secara otomatis.
3. Laporan Otomatis Stok Barang: menyediakan laporan terkini mengenai jumlah stok barang, barang yang sering keluar, dan barang yang hampir habis.
4. Manajemen Pengguna dan Keamanan: menyediakan fitur pengaturan akun, termasuk penggantian password dan pembagian hak akses berdasarkan peran pengguna (admin, kepala gudang, admin kantin).
5. Dashboard Ringkasan: menampilkan visualisasi data dalam bentuk grafik dan angka ringkas agar pengguna dapat memantau inventaris secara cepat.

Desain antarmuka (UI) dari sistem ini dibuat sesederhana mungkin agar mudah digunakan oleh siapa saja, termasuk mereka yang tidak memiliki latar belakang teknologi informasi. Penggunaan warna yang lembut dan struktur menu yang rapi juga menjadi keunggulan tersendiri dalam mendukung kenyamanan pengguna.

Untuk memastikan bahwa aplikasi berjalan sesuai dengan fungsinya, tim melakukan pengujian menggunakan metode Black Box Testing. Pengujian ini dilakukan dengan memberikan berbagai input dan mencocokkan output yang dihasilkan tanpa melihat kode internal. Hasil dari pengujian menunjukkan bahwa seluruh fitur sistem berfungsi dengan baik. Tidak ditemukan bug atau error fatal yang dapat menghambat kinerja aplikasi. Setiap modul, mulai dari input barang hingga cetak laporan, berhasil dijalankan sesuai skenario.

Selain itu, tim juga melakukan pelatihan singkat kepada beberapa staf sekolah sebagai perwakilan pengguna. Dalam waktu singkat, mereka mampu memahami cara kerja sistem dan langsung bisa menggunakannya untuk kebutuhan harian. Hal ini membuktikan bahwa aplikasi memang ramah pengguna dan efektif untuk diterapkan.

Sejak implementasi sistem ini, SMP-SMK Fatahillah Ciledug merasakan berbagai dampak positif, di antaranya:

1. Peningkatan Efisiensi: proses pencatatan dan pelaporan menjadi lebih cepat dan tidak lagi membutuhkan waktu berjam-jam seperti sebelumnya.
2. Akurasi Data Tinggi: minimnya kesalahan pencatatan menjadikan data inventaris lebih akurat dan dapat diandalkan.
3. Kemudahan Audit: dengan data yang tersimpan secara digital, proses audit dan pelacakan barang menjadi lebih mudah dan transparan.
4. Penghematan Biaya dan Waktu: tidak perlu lagi mencetak dokumen atau mengarsipkan dokumen fisik yang memakan ruang dan biaya.

Pihak sekolah juga menyatakan bahwa sistem ini menjadi solusi nyata dan tepat guna dalam mendukung aktivitas operasional mereka sehari-hari. Sistem ini tidak hanya membantu kerja staf administrasi, tetapi juga mempermudah tugas kepala sekolah dalam memantau aset dan perencanaan anggaran.

Meskipun sistem telah berjalan dengan baik, pengembang menyadari bahwa kebutuhan pengguna bisa berubah seiring waktu. Oleh karena itu, ada beberapa pengembangan lanjutan yang direncanakan, seperti:

1. Penambahan fitur notifikasi untuk stok barang yang hampir habis.
2. Integrasi dengan sistem keuangan sekolah untuk mendukung laporan anggaran.
3. Pembuatan versi mobile agar dapat diakses melalui smartphone.

Dengan adanya pengembangan lanjutan ini, diharapkan sistem inventaris dapat semakin memberikan manfaat jangka panjang dan menjadi inspirasi bagi sekolah-sekolah lain di Indonesia.

Digitalisasi sistem inventaris di lingkungan sekolah bukanlah hal yang mustahil, bahkan sangat memungkinkan dilakukan oleh mahasiswa melalui kerja praktik. Proyek pengembangan aplikasi web di SMP-SMK Fatahillah Ciledug yang dilakukan oleh Ahmad Elki Prayogi, Rizky Toyib Fadillah, dan Wildhan Rahmat Hidayat membuktikan bahwa teknologi yang sederhana, jika digunakan dengan tepat, dapat memberikan dampak besar dan nyata.

Pengalaman ini tidak hanya memperkaya kemampuan teknis para mahasiswa, tetapi juga menjadi bukti kontribusi mereka terhadap dunia pendidikan. Kolaborasi antara institusi pendidikan tinggi dan sekolah menengah seperti ini diharapkan dapat terus berkembang dan memberi manfaat luas dalam mendukung transformasi digital nasional.